Cho thuê văn phòng trọn gói Business Center là bộ phận quan trọng trong khách sạn. Tuy nhiên, không quá nhiều người biết về bộ phận này do tính chất công việc là hậu phương của các hoạt động. Nếu bạn đang muốn tham gia vào làm việc trong ngành khách sạn thì việc tìm hiểu Business Center là gì cũng như công việc cụ thể của bộ phận này là như thế nào là rất cần thiết. Vậy nên hôm nay, Hướng Nghiệp Á Âu Đà Nẵng chia sẻ cho bạn cùng rõ về Business Center là gì
Business Center là gì?
Trong ngành Khách sạn, Business Center được xem như là tổ dịch vụ văn phòng. Đây là bộ phận sẽ đảm nhận và phụ trách những hạng mục công việc liên quan văn phòng của khách sạn như fax, email, giấy tờ.
Bên cạnh đó, Business Center còn tiếp nhận những yêu cầu về thông dịch, phiên dịch cũng như phương tiện vận chuyển cho khách hàng khi sử dụng các dịch vụ lưu trú tại khách sạn. Thông thường, các khách sạn có quy mô từ 4-5 sao mới có tổ dịch vụ văn phòng.
Bên cạnh đó, Business Center còn tiếp nhận những yêu cầu về thông dịch, phiên dịch cũng như phương tiện vận chuyển cho khách hàng khi sử dụng các dịch vụ lưu trú tại khách sạn. Thông thường, các khách sạn có quy mô từ 4-5 sao mới có tổ dịch vụ văn phòng.
Công việc của nhân viên Business Center trong khách sạn là gì?
Nhân viên Business Center trong khách sạn sẽ đảm nhận nhiều công việc như sau:
• Giao nhận fax cho khách và nội bộ khách sạn.
• Tiếp nhận và thực hiện yêu cầu sao chép tài liệu phục vụ yêu cầu của khách.
• Tiếp nhận và đáp ứng yêu cầu về phòng họp trực tiếp.
• Tiếp nhận và đáp ứng yêu cầu đăng ký về các loại phương tiện vận chuyển trực tiếp cho khách hàng.
• Tiếp nhận và đáp ứng yêu cầu phiên dịch, thông dịch cho khách.
• Tiếp nhận và thực hiện yêu cầu sao chép tài liệu phục vụ yêu cầu của khách.
• Tiếp nhận và đáp ứng yêu cầu về phòng họp trực tiếp.
• Tiếp nhận và đáp ứng yêu cầu đăng ký về các loại phương tiện vận chuyển trực tiếp cho khách hàng.
• Tiếp nhận và đáp ứng yêu cầu phiên dịch, thông dịch cho khách.
Quy trình chuyển fax cho khách của Business Center
• Khi nhận fax của khách hàng gửi đến, nhân viên phải đề nghị khách cung cấp và ghi lại số fax và tổng số trang sẽ gửi, sau đó, xác nhận lại với khách.
• Trong trường hợp một bản fax gửi đến hai hoặc nhiều địa chỉ hay từ địa chỉ thứ hai trở đi có gộp thêm tài liệu mới thì nhân viên Business Center phải xác nhận bằng cách viết ra giấy đầy đủ và chi tiết đúng theo yêu cầu của khách.
• Nhân viên phải thông báo giá cước và hỏi hình thức thanh toán trước khi gửi fax cho khách hàng.
• Nếu bản fax của khách quá mỏng hoặc kích thước to hơn khổ giấy thông thường thì phải đề nghị khách sao chụp lại trước khi gửi.
• Ghi đầy đủ họ và tên khách, số buồng đang ở, số fax cần gửi, số trang và ngày giờ gửi fax vào sổ gửi fax.
• Trong trường hợp một bản fax gửi đến hai hoặc nhiều địa chỉ hay từ địa chỉ thứ hai trở đi có gộp thêm tài liệu mới thì nhân viên Business Center phải xác nhận bằng cách viết ra giấy đầy đủ và chi tiết đúng theo yêu cầu của khách.
• Nhân viên phải thông báo giá cước và hỏi hình thức thanh toán trước khi gửi fax cho khách hàng.
• Nếu bản fax của khách quá mỏng hoặc kích thước to hơn khổ giấy thông thường thì phải đề nghị khách sao chụp lại trước khi gửi.
• Ghi đầy đủ họ và tên khách, số buồng đang ở, số fax cần gửi, số trang và ngày giờ gửi fax vào sổ gửi fax.
Khi máy fax báo tín hiệu tài liệu không chuyển được thì nhanh chóng báo khách xem lại số fax hay cho số mới.
• Nếu máy fax ở đầu kia báo bận thì ngưng gửi và báo khách ít phút sau sẽ gửi lại.
• Khi tài liệu đã gửi xong thì gửi trả lại bản fax cho khách kèm với tờ activity report được in tự động từ máy fax.
• Nếu chuyển xong mà không có sự hiện diện của khách thì cho tài liệu vào phong bì, phía ngoài có ghi rõ họ tên khách, số buồng, số trang rồi chuyển cho nhân viên phụ trách hành lý (bellman) gửi trả vào buồng của khách.
• Ghi vào sổ giao nhận của bộ phận Hỗ trợ khách hàng (Concierge)
• Ghi hóa đơn thanh toán gồm: ngày tháng, họ tên khách, số buồng, loại dịch vụ, số tiền, chữ ký của nhân viên Business Center và xin chữ ký của khách rồi chuyển đến nhân viên thu ngân tại tiền sảnh.
• Khi giao hóa đơn, nhân viên thu ngân phải ký xác nhận trong sổ giao nhận hóa đơn.
• Nếu máy fax ở đầu kia báo bận thì ngưng gửi và báo khách ít phút sau sẽ gửi lại.
• Khi tài liệu đã gửi xong thì gửi trả lại bản fax cho khách kèm với tờ activity report được in tự động từ máy fax.
• Nếu chuyển xong mà không có sự hiện diện của khách thì cho tài liệu vào phong bì, phía ngoài có ghi rõ họ tên khách, số buồng, số trang rồi chuyển cho nhân viên phụ trách hành lý (bellman) gửi trả vào buồng của khách.
• Ghi vào sổ giao nhận của bộ phận Hỗ trợ khách hàng (Concierge)
• Ghi hóa đơn thanh toán gồm: ngày tháng, họ tên khách, số buồng, loại dịch vụ, số tiền, chữ ký của nhân viên Business Center và xin chữ ký của khách rồi chuyển đến nhân viên thu ngân tại tiền sảnh.
• Khi giao hóa đơn, nhân viên thu ngân phải ký xác nhận trong sổ giao nhận hóa đơn.
Business Center là bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của bất cứ khách sạn nào hiện nay. Nhân viên thuộc bộ phận này đòi hỏi kiến thức và kỹ năng nghiệp vụ để đảm bảo quá trình xử lý công việc văn phòng khách sạn hợp lý, khoa học và chuyên nghiệp. Vì vậy, nếu muốn làm việc ở vị trí này, bạn hãy rèn luyện ngay từ bây giờ.
0 nhận xét:
Đăng nhận xét
Copy biểu tượng vào khung comment